Számlázás A program alkalmas tetszőleges kimenő és bejövő bizonylat elkészítésére, és feldolgozására. A bizonylatok kinyomtatása, tulajdonságai, viszonya a többi modúlhoz fajtánként változó, betartva a szigorú számadású bizonylatok készítésére vonatkozó szabályokat. Kimenő bizonylatok elkészítése: Nemcsak számlákat készíthet átutalásos, készpénzes, utánvétes, bankkártyás fizetési móddal, de ugyanitt készűlhet árajánlat, vevői megrendelő, szállítólevél, munkalap, díjbekérő, proforma számla, vényes, vagy egészségkártyás típusú értékesítés is. A különféle bizonyla típusok másképpen viszonyúlnak a program többi modúljához, feladatuk szerint vezetnek készletet vagy nem, bekerűlnek a pénztárba, vagy a tartozásokba vagy nem, és könyvelésre kerűlnek a kettős könyvelésben vagy nem. A szigorú számadású bizonylatok a nyomtatás előtt automatikusan lezárásra kerűlnek. Lezárt bizonylatot csak érvényteleníteni ( régebben sztornózni ) lehet ami egy új sorszámú mínusz előjelű új bizonylat keletkezését jelenti amely minden vonzatát visszacsinálja az érvénytelenített bizonylatnak. A bizonylatok elkészítésében jelentős segítséget nyújthatnak a gyűjtési funkciók. Gyűjteni lehet régebbi meglévő bizonylat tételeiből, szállítólevelekből vagy megrendelőkből, web rendelésekből, árajánlatokból, egy egész raktár készletét felmásolhatja, mukalapról, menetlevelekből, fuvar megbízásokból. Készíthet bizonylatot a cikktörzsből, vagy annak használata nélkűl egyedi tétel beírással, a partner törzs alapján, vagy anélkűl is. Számlázhat nemcsak árukat, termékeket, hanem szolgáltatásokat, tárgyi eszközöket is. Négy féle ártípust alkalmazhat, ezeket és külön kedvezményeket rendelhet vevő kódokhoz, cikkenkénti akciós kedvezményt adhat, és ha mindez nem elég használhatja az ármátrixot ahol vevőkhöz cikk csoportonként vagy egyedi cikkenként is rendelhet egyedi árat, ártípust és kedvezményt. Partnerekhez rendelhet fizetési módokat és fizetési határidőket amit a program felkínál, de ezek mindíg felűlbírálhatóak. A saját céges logóval készített bizonylatokra tetszőleges káttér képet nyomtathat, megjegyzéseket írhat fixen vagy egyedileg. Bejövő bizonylatok feldolgozása: A készletek bevétlezése történhet bejövő bizonylat által, de más költség számlák feldolgozása is itt történik. A rögzített költség számlák a tételekhez tartozó cikk, szolgáltatás azonosítóhoz rendelt főkönyvi számok alapján automatikusan könyvelésre is kerűlnek. A bejövő bizonylatokban bevételezhet szállítólevelekkel is, de készíthet itt megrendeléseket szállítói felé minimumra futott készletek gyűjtésével gyártó vagy beszállító szerint. Gyűjtést készíthet bizományos jelentéshez az adott beszállítótól érkezett áruk eladásáról. Bizonylatok típusai és sorszámai: Készűlhetnek szigorú számadásúak mint: számla (különféle fizetési móddal ), nyugta és készíthetőek egyéb bizonylatok amelyek sokban hasonlítanak a számlákhoz, de nem szigorú elszámolásúak mint: díjbekérő, proforma, szállítólevél, megrendelő, munkalap, ajánlat, költségvetés stb. A fontos hogy minden bizonylat típushoz külön évenkénti kezdő sorszám van beállítva, és ha ugyanazon cégnél több telehellyel rendelkezik, akkor Önnek kell gondoskodni róla hogy a különféle telephelyeken az ugyanazon típusú bizonylatok külön kezdő sorszámozást kapjanak, ez beállítható a programban. Partnerek törzse: A partner törzsbe nem kötelező mindenkit felvenni, de célszerű, Önre van bízva hogy mennyi adatot tölt fel a legszükségesebbeken kívűl. A jól kialakított partner törzs rengeteg segítséget ad a későbbi visszakeresésekhez, statisztikákhoz, ezért fontos a jól kialakított partner kódok rendszere. Nem kötelező kódokat adni, ha üresen hagyja akkor a program besorszámozza, és akkor majd kereshet névre vagy helységre. A partnerekhez fizetési módonként is külön kedvezmény százalékokat rendelhet, csoportba sorolhatja őket, egyéni fizetési módot és haráridőt rendelhet hozzájuk. Itt kell megadni a web áruházi jelszvukat is ha engedélyezve van nekik az áruházba való belépés. Ha kitölti a szolgáltatás típust, akkor azoknak a partnereknek körszámlát készíthet csoportosan. Bizonylat nyomtatások: A bizonylatok nyomtatásának rendkívűl sok változata van, és ezek folyamatosan bővűlnek. Hogy melyik az éppen használatos a bizonylat típusok tulajdonságainál fajtánként beállítható. Különféle fejléc, tétel, és összesen nyomtatási sablonok léteznek amelyek alapértelmezésben be vannak álltva a különféle bizonylatokhoz. A web-es alkalmazás szolgáltatás PDF formátumban küldi vissza a kinyomtatott bizonylatokat úgy hogy a szigorú számadásúakra rá van írva hogy "Eredeti" vagy "Hiteles másolat" példányai be vannak sorszámozva. Természetesen minden értelmes ember ismeri a fénymásolót és akárhány példányt tud készíteni az un. eredetiből, ha netán lementi később is kinyomtathatja ( bármilyen programnak lehet irányítani a nyomtatását PDF-be vagy XPS-be ). Ezek a bizonylatok akárhányszor kinyomtatják őket akkor sem szaporodnak el, mert ugyanazon egy adószámmal rendelkező kibocsájtó cég egyedi sorszámával, azonosítójával ellátott bizonylatok maradnak, mindíg egynek tekintendők, és így az eredetiség fogalma is teljesen értelmetlen. Sajnos a magyar szabályok mindezeket megkövetelik, bár az uniós tagságunk óta több enyhítés történt ez ügyben mmég mindíg vannak értelmetlen szabályok. Természetesen a fejlesztő nyilatkozik arról hogy a program megfelel az ithoni szabályoknak. ÁFA nyilvántartás: A hatályos törvények szerint 2011-ben hat féle ÁFA kategóriát kezel a számlázó modúl ezek: Adómentes, 5%, 18%, 25%, unio-n belűli ÁFA mentes, fordított ÁFA. A különféle ÁFA kategóriák szerint összesítések és egyéb tetszőleges gyűjtések készíthetőek. Kapcsolat más modulokkal: A számlázó és egyéb bizonylat készítő modúl bizonylat típusonként eltérő kapcsolatba van a készlet nyilvántartással, házipénztárral, tartozások nyilvántartásával, kettős könyveléssel, és egyéb modulokkal. Egyszerüsített eladás: Ez egy olyan táblázat ahol az egyszerüsített cikktörzs alapján könnyen kivezethetők egy bolt nyugtás értékesítései. A kosár gomb megnyomásával egyetlen gombnyomásra eladhat valamit, de ezt kombinálhatja mennyiség megadásával, kedvezménnyel, egyedi árral is. A kosár megnyomása után keletkezik egy sorszámozott nyugta, és bekerűl a házipénztár napi készpénzes összesítőjébe is. Bizonylatok lekérdezése: Minden elmentett bizonylat ebben a tblázatban kerűl tárolásra, itt lehet érvényteleníteni, újranyomtatni hiteles másolati formában, exportálni vagy importálni őket. Ezen kívűl számtalan módon lehet keresni, lekérdezni statiszikai gyűjtéseket végezni belőlük. Bizonylatok exportja importja XML-ben EDI szabvány szerint: Az elkészűlt számla lekérhető XML formátumban is EDI szabvány szerint vagy az APEH honlapon ajánlott XML definíció leírása szerint is.v Az EDI szabvány két partner cég megállapodása alapján használható, jellemzően a multi cégek kérik a számlákat, szállítókat a beszállítóiktól, és küldik a megrendelőiket ebben a formában. Az APEH által ajánlott formátum viszont elektronikus aláírás hitelesítéssel és archiválási szolgáltatással együtt használható a jelenlegi törvények szerint. A program képes fogadni is XML fromátumban kűldött szabvány számlákat, példáúl az egyik belföldi mobil telefon szolgáltató számláját is tudja importálni, sőt az importált számla alapján képes annak 30%-át akár automatikusan visszaszámlázni a cég valamely alkalmazottjának mint vélelmezett saját célú telefon használónak. További információkat talál az egyes funkciók belső leírásában.